Thuiswerken

Teknoloji Dünyasında Verimli Olmak

franklincovey Blog Leave a Comment

Aşağıdaki gibi tipik bir e-posta aldığınızı düşünelim:

Kime: Murat

Bilgi: Selin

Kimden: Can

Konu: Önümüzdeki hafta yapılacak olan toplantı

Murat Bey,

Öncelikle, tanıştığımıza sevindim. Önümüzdeki hafta bir araya gelmek ve iş birliği yapmak için sabırsızlanıyorum. Ekibinizle ekteki dosyayı inceleyip, Marmara ve Ege Bölgesi sonuçlarının doğru olduğundan emin olur musunuz? Yanıtınızı önümüzdeki haftanın sonuna kadar almam lazım.

Teşekkürler,

Can

Siz de böyle bir e-posta aldığınızda hızla gözden geçirip, daha sonra tekrar bakmak üzere diğer e-postalarla beraber gelen kutusunda bırakanlardan mısınız?

Şimdi bu e-postayı Murat için 4 çekirdek unsura indirgeyelim.  (4 çekirdek unsur konusunda detaylı bilgi için “Olağanüstü Verimlilik için 5 Seçim” eğitimini alabilirsiniz.)  Bu e-posta hangi bilgi kategorisini ya da kategorilerini içeriyor?

Randevu: Marmara ve Ege Bölgesi sonuçlarını değerlendirmek için Murat’ın ekibiyle bir toplantı planlaması gerekiyor.

·        Görev: Murat’ın ekibiyle toplanmadan önce rakamları gözden geçirmesi gerekiyor.

·        Bağlantılı kişi: Can yeni biri ve Murat’ın onun iletişim bilgilerini saklaması gerekiyor.

·        Not/doküman: Murat’ın daha sonra incelemek için ekteki dokümanı saklaması gerekiyor.

4 çekirdek unsurun her birini belirledikten sonra e-postayı hemen dönüştürün ve gelen kutunuzdan çıkarın. Buradaki temel kural e-postaya bir kez dokunmak. Şimdi nasıl yapılacağına bakalım.

Öncelikle randevuyu takviminize ekleyin. Bir çok programda bir düğmeye tıklayarak toplantı oluşturabilir ve hem kendi takviminize hem de başkalarınınkine ekleyebilirsiniz.

Sonra Murat’ın ekibiyle buluşmadan önce rakamları gözden geçirmesi gerek. Bu bir görev ve bu e-posta bir göreve dönüştürülebilir ve yapılacak işler listenize eklenebilir. Bir çok durumda yapılacak işe başlangıç ve bitiş tarihi ve öncelik derecesi de verebilirsiniz. Bir görev oluştururken mutlaka eylem belirten fiil kullanın. Bu işe sıra geldiğinde “Ege Bölgesi’nin rakamları” ifadesini gördüğümüzde rakamlarla ne yapmamız gerektiğini hatırlamayabiliriz. Eylem belirten fiil kullanmak işi netleştirir: “Marmara ve Ege Bölgesi rakamlarını gözden geçir.”

Murat’ta Can’ın iletişim bilgileri yok. İletişim bilgisini bağlantılı kişiler için kullandığınız sisteme girin.

Ve son olarak dokümanı, kullandığınız elektronik not / doküman sisteminde ihtiyaç duyduğunuzda erişmek üzere saklamanız gerekir.

Şimdi bu e-postayı 4 çekirdek unsuru kullanarak dönüştürdüğümüze göre e-postayı artık rahatça silebiliriz!

4 çekirdek unsuru kullanmanın amacı e-postayı hemen dönüştürerek gelen kutunuzdan çıkarmaktır. Böylece e-postaya bir kez dokunarak ve onu beklemede bırakmayarak (belki de unutulmasını engelleyerek)  verimliliğinizi artırmış olursunuz.

Sibel

 

 

Sibel Demirel FranklinCovey Türkiye Verimlilik Lideri ve Koç

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Anti Spam: *