Verimli Çalışmak İçin Birkaç Tüyo

franklincovey Blog

Siz de yoğun iş temposu içinde verimsiz çalışmaktan, acil işlere öncelik verip diğer işleri ötelemekten ve sonra birikmiş işleri toparlamak için ekstra mesailer harcamaktan yoruldunuz mu? Evet, aslında bu sorun çoğumuzun iş hayatında karşılaştığı konulardan biri. Araştırmalar* ise planlamanın herhangi bir hedefe ulaşma şansınızın iki katına çıkarabileceğini gösteriyor. İşte size birkaç tüyo;

  • Neden Yapmalısınız?

Sizin için neyin önemli olduğunu biliyor olabilirsiniz ama bunu gerçekleştiriyor musunuz? Araştırmalar* planlamanın – özellikle de bir şeyi yapacağınız zamanı taahhüt ettiğiniz türde – herhangi bir hedefe ulaşma şansınızı iki katına çıkarabileceğini gösteriyor. 5 Seçim: Olağanüstü Verimliliğe Giden Yol’dan alınan bu kolay süreç en önemli işinize odaklanmanıza ve zamanınızı size acil gibi gelen ama hedeflerinizde ilerlemenize katkıda bulunmayan günlük görevler tarafından yutulmaya karşı korumanıza olanak sağlar.

  • Nasıl yapacaksınız?
  1. Kendiniz için 30’ar ve 10’ar dakikalık planlama seansları ayarlayın.

Planlama seanslarını hemen şimdi takviminize eklemek tutarlı bir planlamayı sürdürmenize yardımcı olur. Çalışma stilinize en iyi uyan zamanları seçin. Mesela 30 dakikalık haftalık planlama seansınızı Cuma öğleden sonraya koyabilirsiniz (bazı insanlar haftayı bitirirken bir sonraki haftaya hazırlıklı olduklarını hissetmek ister) ya da Pazartesi sabahı ilk iş olarak yapabilirsiniz (bazıları ofisten bir süre uzak kalınca daha iyi düşünür). Aynı şekilde günlük planlamanızı her günün sonunda ya da ertesi gün ilk iş olarak yapabilirsiniz.

  1. Haftalık planlama seansınız sırasında, daha etkili olabilmek için gelecek hafta içinde yapmanız gereken en önemli 3 ila 5 şeyi listeleyin.

Bazı önemli görevler daha belirgin olacaktır, mesela Perşembe günü teslim edeceğiniz büyük bir proje gibi, ama diğerleri bu kadar açık olmayabilir. Neyin gerçekten önemli olduğunu düşünürken 30 dakikanızı tamamen kullanın – sadece yapılacaklar listenizdeki acil şeylere tepki vemeyin. Mesela, en önemli görevlerinizden birini yöneticinizle ilişkinizi geliştirmek olarak belirleyebilirsiniz. Listenizi oluşturmak için, kendinize şunları sorun:

– En önemli hedeflerimde ilerleme kaydetmek için ne yapmalıyım?

– Ekibimi ve yöneticimi başarıya hazırlamak için ne yapabilirim?

– Hangi kişisel aktiviteler (spor veya aileyle vakit geçirmek) bu listede olmalı?

  1. Her bir görevin ne kadar zaman alacağını belirleyin ve takviminizde o süreyi işaretleyin.

Önemli görevlerin illa fazla zaman alması gerekmez (mesela, bu hafta yöneticinizle ilişkinizi güçlendirmek için bir e-posta ve bir kısa toplantının yeterli olduğuna karar verebilirsiniz). Ama derinlemesine düşünmeyi gerektiren görevler beklenenden daha uzun sürme eğilimi gösterebilirler, bu yüzden tahminlerinizde gerçekçi olun. En önemli görevlerinizi planladıktan sonra listenizdeki diğer yapılacakları takviminize yerleştirebilirsiniz. Ama gününüzün her dakikasını doldurmaya çalışmayın – her zaman ara vermek ve bir anda çıkan acil şeyler için zamana ihtiyacınız olacaktır.

  1. Günlük planlama seansı sırasında, gelişiminizi gözden geçirin ve planınızı gerekli şekilde düzenleyin.

Özenli planlamayla bile, iş günleri nadiren beklediğimiz gibi gider. Bu, en önemli işleriniz konusunda kendinizi sorumlu tutmak için iyi bir zamandır. 10 dakikanızı şu şekilde geçirin:

– Gelecek günlerde, bitirmediğiniz önemli görevleri tamamlamak için zaman ayırın.

– Yaklaşan önemli görevlerinizi takip edin: Hala üzerinde çalışacağınız en önemli görevler bunlar mı? Bu görevlerde anlamlı bir ilerleme kaydedebilmek için yeterli zaman ayırdınız mı?

– Karşınıza çıkan diğer yapılması gereken görevleri planlayın.

 

Bu yazı aap.jhana.com’dan alınmıştır. 

Orijinal adı: “Spend 30 minutes once a week and 10 minutes each day reviewing and scheduling your most important tasks”