8 saatlik bir iş gününe 12 saatlik çalışmayı nasıl sığdırıyorsunuz? Hele bir de çoğunlukla evden çalıştığımız şu günlerde… Bir yandan bitmeyen Skype toplantıları, bir yandan şirket veya özel whatsapp grupları diğer yandan çocukların dersleri, bitmeyen enerjilerinin yarattığı kaos ve evdeki sorumluluklarınız. “Bittim ben” dediğinizi buradan duyar gibiyim.

Unutmayın, çok uzun saatler çalışmak verimli olduğunuz anlamına gelmez.

Acil, çok acil, ultra acil rumuzlu gelen e-posta veya mesajlar ile tüm gününüzü geçiriyorsanız bilin ki “Tükenmişliğin” eşiğindesiniz ve acilen hayatınızı “Girdap” haline getiren bu kesintilerinizi tanımlamanız gerekiyor.

Zihin ve beden baskı altında kaldığı zaman kendini koruma altına almak için sadece refleks tepkiler vererek kendi hareketlerini baskıya uyumlu hale getirir. Bu durumda kortex yani düşünce merkezi devreden çıkar ve siz sadece bu dış uyaranları savuşturmaya çalışırsınız. İnsan beyninin netliğe ihtiyacı vardır. Aksi takdirde, Parkinson Yasası olarak bilinen duruma düşülür.

Peki zamanınızın kontrolünü ele geçirmek için daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var?

Son iş gününüzü ve bir dakika boyunca meydana gelen kesintileri düşünün. Telefon görüşmeleri, e-postalar veya beklenmedik bir şekilde dikkatinizi çalan ve bunu yaparken sizi eldeki görevden uzaklaştıran herhangi bir şey olabilir.

Kesintileri kontrol etmenin anahtarı, ne olduklarını ve gerekli olup olmadıklarını bilmek ve günlük programınızda bunları planlamaktır. Aşağıdaki bazı ipuçları bunu yapmanıza yardımcı olacak ve böylece kesintilerin sizi sinirlendirmesini ve başarınızı tehlikeye atmasını önleyecek.

Blok zaman ayırmak, verimliliğinizi artırmak için güçlü bir araçtır. Sizi ve gününüzü zaman bloklarına bölmenizi isteyen bir zaman yönetimi metodudur. Her blok, belirli bir görevi veya görev grubunu ve yalnızca bu belirli görevleri gerçekleştirmeye adanır. Mümkün olduğunca elde edeceğiniz şeylerin açık uçlu bir yapılacaklar listesini tutmak yerine, her gün ne üzerinde ve ne zaman çalışacağınızı düzenleyen somut bir programlama biçimidir.

1.Dikkatinizi birden çok görev arasında bölmek yerine yüksek öncelikleriniz üzerinden gidin ve gününüz için bir “Zaman Bloğu” oluşturun. Doğrudan iş gününüze atlamak yerine, iş dışında geçireceğiniz zamanlar için sınırlarınızı belirleyin ve bu zamanlarda sadece belirlediğiniz faaliyetleri yapın. Örnek; sabah rutinin nedir? İşten nasıl kopacaksınız ve arkadaşlarınız, aileniz ve hobileriniz için nasıl zaman ayıracaksınız? Tüm bunları ayırdığınız zaman bloklarınızı ajandanıza koyun. Aşağıda örnek bir karşılaştırmalı zaman bloğu örneği görebilirsiniz.2.Blok zamana koyacağınız yüksek önceliklerinizi bilin. Zaman bloklarınız için her seferinde sadece tek bir göreve odaklanın. Gününüzü ve haftanızı planlamak, sizi dikkat dağınıklığına karşı korumakla kalmaz, aynı zamanda odağınızı da genişletir. Bu yüzden her akşam gününüzü sadece 10 dakika gözden geçirin ve yapılacaklar listenizi tekrar oluşturun.

3.Teknolojiyi lehinize çevirin. Zaten aşırı teknoloji ile başımız belada ama eğer bunu lehinize çevirmek isterseniz çok fazla yöntemi var. Örneğin e-postalarınıza öncelik verebilir, cc e-postalarına kural koyarak dosyalara sonra okunması için dağıtabilir veya gereksiz cc gruplardan nazikçe çıkabilirsiniz. Ayrıca telefon, e-posta, mesaj vb gruplarını sessize alabilir ve oluşturduğunuz zaman blokları içinde bu mesajlara göz atabilirsiniz.

Zaman Bloklamak neden bu kadar etkilidir?

Bu teknik yüzeyde basit görünüyor, ancak işleri yapma kapasiteniz üzerinde derin etkileri var:

  1. Odaklanmış ‘İŞ’i teşvik eder

Deep Work: Dikkatin Dağılmış Bir Dünyada Odaklanmış Başarı Kuralları yazarı Cal Newport, zaman engellemenin büyük bir savunucusudur. Her akşam bir sonraki iş gününü planlamak için 20 dakika ayırır:

“Bazen insanlar neden bu kadar ayrıntılı bir planlama ile uğraştığımı soruyorlar. Cevabım basit: büyük miktarda üretkenlik yaratıyor. Haftalık 40 saatlik bir bloke zaman çalışması, tahminimce, bloke edilmemiş 60 saatten fazla çalışma haftasıyla aynı miktarda çıktı üretir.”

Tek bir proje, sorun veya görev üzerinde çalışmak için zaman ayırdığınızda, dikkatinizi çeşitli görevlere yaymak yerine tüm zihinsel kaynaklarınızı tek bir şeye taşıyacaksınız. Ne kadar ‘tek görev’ alırsanız, derin çalışma için gerekli olan zihinsel kasları o kadar çok inşa edersiniz ve odaklanma süresi o kadar kolaylaşır.

  1. ‘Oyalanma işlerinizi’ daha verimli yönetmenize yardımcı olur

‘Oyalanma’, acil ancak uzun vadeli hedeflerinize ulaşmanız için önemli olmayan yoğun çalışmadır. Genellikle e-postalar bu kategoride yer alır. ‘Oyalanma’ görevlerinizi özel bir zaman kutusunda toplu olarak harcayarak, bunlara daha verimli bir şekilde güç verebilir ve daha etkili işler için  gününüzün geri kalanını koruyabilirsiniz.

  1. Zamanınızı nasıl geçirdiğinizin farkında olmanızı sağlar

Çoğu insan zaman yönetiminde kötüdür. Hayır diyerek kararınıza sadık kalamıyorsanız başkalarını suçlamadan önce kendinize bakmanızda  fayda olabilir. Bu durumda zamanınızı nasıl geçirdiğinizin farkına vararak ‘oyalanma işlerinize’ hayır demenize fayda sağlayacaktır.

  1. Erteleme ile mücadele eder ve hedeflerinizi takip etmenize yardımcı olur

“Sadece ilham geldiğinde yazıyorum. Neyse ki her sabah dokuzda vuruyor. ” – William Faulkner

Bir egzersiz programını takip etmekten bir projeyi planlamaya kadar, insanların etkinlik için belirli bir yer, tarih ve saat yazdıklarında niyet planlarına göre hareket etme olasılıkları %90 yükseliyor. Yine de çoğu insan somut planlardan ziyade belirsiz niyetlere güveniyor.

Elon Musk ve Bill Gates günlerini planlarken her gün için sadece keyfi aktivitelerine kendilerine ayırdıkları blok planlar oluşturuyorlar. Kendi keyif zamanlarınızı nasıl harcayacağınız için belirlenmiş bir plan olmadan bağlantıyı kesmek ve gevşemek sizi her gün artan zaman dilimlerinde gevşemeye itebilir. Bu yüzden keyif zamanlarınızı bloke etmek size ne yapmak istediğinize kendiliğinden karar verme esnekliği verir. Arkadaşlarınızı bir şeyler içmeye davet mi etmek istersiniz? Yeni Xbox oyununa göz atmak mı istersiniz? Kararınız ne olursa olsun, keyfi olarak ayırdığınız zamanınızın en azından bir kısmını boş tutmayı unutmayın.

Blok zamanlar içinde yapmak istediklerinizi sıralamanız, o zaman dilimlerinde hem iş hem özel hayatınızı daha verimli yaşamanız için fırsat sunar. Ama bilin ki her zaman bu zaman planlarını da esnetmeye çalışan, diğer acil ve beklenmedik işleriniz karşınıza çıkacaktır.

 

 

Alper Güney

FranklinCovey Türkiye Verimlilik ve Satış Yönetimi Uygulama Lideri