Verimli Toplantının Sırrı Nedir Acaba?

30/03/2018

Ah Şu Toplantılar…

Hepimiz verimliliğin peşindeyiz. Bir iş gününe baktığımda kendime şu soruyu soruyorum ‘En çok zamanı alan ne oluyor?’  Benim hiç şüphem yok ki cevapların büyük kısmı toplantılar olur. Kurumsal dünyada; ‘Toplantı yapmaktan çalışamıyorum’ veya ‘Bu toplantıda benim ne işim vardı anlamadım’ cümlesini duymayan ya da kullanmayan sanırım yoktur.

Toplantı planlamak, birçok zaman, el yordamıyla yaptığımız bir iş. Oysaki iyi planlamak, toplantı sürelerini ve sayılarını oldukça aşağıya indiren bir eylem. İyi planlama dışında bir diğer konu da; hazır olmayan veya iyi çalışılmamış bilgilerle alınan kararlardır. Toplantıya davet edilen kişilerin daha hazır olmadan bazı bilgiler ile ilgili yorum yapmak zorunda kalmaları hatta sonrasında da bu verilen bildirilerden sorumlu tutulan çalışanların hazin durumu…

Verimlilik sözünün altında hiç şüphe yok ki planlama ve disiplin var. Tesadüfen hiçbir şeyin uzun soluklu başarılı gitmesi pek rastlanır bir durum değildir. Toplantılardaki verimliliği artırmak için 3 konu oldukça önemli.

*Toplantı öncesi planlama ve hazırlık

*Toplantı sırasında odaklanma

*Toplantı sonrası takip

Toplantı öncesi hazırlık için önce odaklanmam gereken konu yani ‘ne çıktı elde etmek istiyorum?’ sorusu olmalı. Stephen Covey’in 7 alışkanlık’ta bize öğrettiği gibi ‘Sonunu düşünerek başla’ alışkanlığının toplantı planlama tutumumuza da sirayet etmesinden bahsediyorum.

Toplantı sırasında ise en büyük hata konudan uzaklaştıran yeni konulara kayma eğilimi. Bu istek o kadar tüm katılımcılara bulaşıyor ki bir süre sonra neden toplanıldığı unutuluyor ve tabi ki toplantı süresi planlananın çok ötesinde uzuyor.

Toplantı sonrası takip olmadan verimlilik olmuyor maalesef. Alınan kararlar bir sonraki adımın tam tanımlanması ve takvime kaydedilmesi toplantıdan maksimum verimi sağlamak için önemlidir

Odaklı, az toplantılı, çok verimli bir hayat dilerim.